De vraag in de titel beantwoord zichzelf al. Een grootschalig festival is te vergelijken met een pop-up village. Het is een gemeenschap met inwoners, behoeften en een monetair systeem. Als je een festivalganger bent die één of meerdere dagen zult doorbrengen op een groot terrein dan moet er veel geregeld worden. Pinautomaten op festivals maken veel handelingen en processen een stuk eenvoudiger. Toch is dit niet het volledige antwoord. Waarom een pinautomaat op een event meerwaarde biedt én hoe je de meest voorkomende valkuilen digitaal betalen kunt vermijden lees je op deze pagina.
Een grootschalig festival is een kleine economie die na enkele dagen voorbij is. Toch is een einde van een evenement niet de afsluiting van het volledige project. Nu wordt het tijd om op te ruimen, de kosten en baten te inventariseren en het project te evalueren. Geld speelt hierbij een belangrijke rol. Wat heeft alles gekost en hoeveel is er binnengekomen? Veel financiële data is met administratieve software efficiënt in kaart te brengen, toch zullen er veel micro-transacties zijn waarbij de verwerking vaak veel tijd kost. En tijd is ook geld.
…Is het grote niet weerd. Dit geldt zeker voor de vele microtransacties die plaatsvinden tijdens een evenement. Bij de ingang, aan de kassa voor horeca of de verkoop van merchandise; het zijn veel kleine bedragen die samen voor een flinke bron van inkomsten staan. Alleen kan de verwerking van deze bedragen je duur komen te staan, zeker als je met cash of muntjes werkt. Met een kassasysteem op festivals laat je niet alleen de festivalganger op een laagdrempelige wijze cashless betalen, de verwerking is al klaar voordat de laatste artiest van het podium stapt. Zo is de investering in een betrouwbaar kassasysteem snel terugverdiend.
Betalen zonder contant geld. Voor veel burgers is het vanzelfsprekend geworden. Webshops, boodschappen bezorgen of een Tikkie om de rekening van een restaurant met elkaar te delen zijn ondertussen ingeburgerd, toch verzinnen ze op festivals steeds weer een ‘eigen’ economie. Met festivalmuntjes bijvoorbeeld. Die lossen enkele problemen op maar veroorzaken weer allerlei nieuwe obstakels voor zowel de bezoekers als betrokken organisaties. Hier zijn alvast zeven voordelen van cashless betalen met pinautomaten op festivals.
Inkomsten genereren betekent drempels wegnemen. Als je betalen eenvoudiger maakt kun je ook meer omzet draaien. Hoe praktisch is het voor een festivalganger die eerst in de rij moet staan om muntjes te kopen om vervolgens weer in de rij te staan om te betalen aan de bar? En die muntjes zijn weer niet overal in te wisselen wat alleen maar tot frustratie leidt. Met een pinautomaat event neem je de drempel om te betalen weg waarmee je een hogere omzet kunt genereren. En iedere ondernemer weet; pinnen ‘voel’ je minder in de portemonnee. De kater komt later.
Je kunt de beveiliging nog zo goed op orde hebben, tijdens een evenement zijn er mensen met geld, en mensen die hier op azen. Pinnen, contactloos betalen of persoonlijke QR-codes zijn allemaal veilige manieren van digitaal betalen waarbij diefstal geen enkele zin heeft. Heeft iemand je Apple Watch gejat? Dat is heel jammer natuurlijk, maar de contactloze betaaloptie werkt niet meer zodra het contact met de hartslag verbroken is. En een dikke portemonnee in een achterzak is toch aantrekkelijker voor zakkenrollers dan een betaalkaart zonder PIN-code.
Hoeveel muntjes voor fris en hoeveel voor rosé? Had hij nou al betaald of niet? Werken tijdens een evenement is al hectisch genoeg, afrekenen met munten of met cash leidt geheid tot problemen. Bij contactloos pinnen is er direct feedback, je kunt ook heel eenvoudig een betaalbewijs overhandigen. Zeker in combinatie met een POS-systeem kun je foutloos bedragen optellen, aftrekken en controleren of transacties uitgevoerd zijn. Dit voorkomt ook discussie met klanten wanneer die van mening zijn dat er een fout is gemaakt. Laat jouw personeel zich liever bezighouden met de zaken die er echt toe doen.
Het is niet een onderwerp waar festival organizers graag over spreken, toch kan niet ontkend worden dat er diefstal en fraude plaatsvindt tijdens grote evenementen. Bezoekers die een greep uit de kassa nemen bijvoorbeeld, maar helaas ook personeelsleden die een loopje nemen met de regels. Er zijn zoveel mensen betrokken tijdens een grootschalig event dat absolute controle onmogelijk is. Diefstal en fraude komen vaak pas aan het licht als het te laat is. Neem geld weg uit de mix en je creëert een situatie zonder verleidingen. Het zal niet de eerste keer zijn dat iemand tijdens een event doordraait en op het verkeerde pad terecht komt.
Een evenement draag je niet alleen. Er is een organisatie die moet zorgen voor personeel, bewaking, horeca, toiletfaciliteiten en EHBO op locatie om slechts enkele zaken te noemen. De keten is net zo sterk als de zwakste schakel, maar als de schakels los rondslingeren dan is er niet eens sprake van een keten. Door vooraf een workflow op te stellen kunnen alle stakeholders betrokken worden in het proces. Dit verhoogt de transparantie en het voorkomt onduidelijkheid. En als we het hebben over workflow dan is er de bekende uitspraak “follow the money”. Zorg dat je financiële transacties realtime registreert en je hebt de halve strijd al gewonnen.
Als iemand naar een muziekfestival gaat dan komen ze niet alleen om hun idolen te zien. Het is een sociale bijeenkomst, een vakantie, een pretpark en een markt ineen. Tenminste, dit kán het zijn, maar in praktijk is het aanbod vaak meer beperkt dan mogelijk is. Geld kan de bottleneck zijn, niet zozeer het budget, maar meer de wijze waarop betalingen plaatsvinden. Met pinautomaten voor grootschalige festivals maak je betalingen en de verwerking hiervan eenvoudiger en kun je als organisatie zorgen voor een groter aanbod. Denk aan externe verkopers, marktkraampjes of een food court.
Laten we niet onze vrienden van de Belastingdienst vergeten. Iedereen die ooit betrokken is geweest met de organisatie of uitvoering van een evenement weet dat de fiscus veel aandacht schenkt zodra je geld incasseert van je klanten. De Belastingdienst is op voorhand van mening dat er schimmige zaken plaatsvinden en kijkt zeer nauwkeurig naar alle inkomsten en uitgaven. Dat is op zich wel begrijpelijk, maar het voelt niet prettig om zo onder een vergrootglas te staan. Als je kunt aantonen dat je de financiële zaken op orde hebt, bijvoorbeeld met pinautomaten tijdens grootschalige festivals, dan wek je vertrouwen op wat je alleen maar voordeel zal bieden.
De voordelen zijn heel interessant, maar die kun je eigenlijk zelf al invullen. Hoe werken pinautomaten op festivals in de praktijk? Er zijn diverse opties waaronder contactloos betalen, pinnen met een betaalpas, via smartphone of smartwatch en credit card. Maar dat is het gebruik door klanten, de techniek is uiteraard ook van belang.
Er zijn twee absolute voorwaarden als het gaat om digitaal betalen tijdens evenementen. Als eerste een actieve verbinding en als tweede beveiligde transacties. Moneycomb heeft een vrijstelling van de Nederlandsche Bank. Dit betekent dat we geld mogen incasseren en uitkeren. Betalingen worden versleuteld verwerkt met unieke identificatie codering zodat alle transacties kloppen en verifieerbaar zijn. Het is mogelijk om de inkomsten live te monitoren of achteraf te exporteren naar de administratieve software.
De verbinding is uiteraard van groot belang. Een standaard mobiel pinautomaat dat gekoppeld is aan een telecom provider biedt onvoldoende zekerheid. Als het systeem plat gaat dan zou je geen betalingen meer kunnen verwerken wat uiteraard niet de bedoeling is. Moneycomb zorgt voor een netwerk dat net zo stabiel is als thuis en schaalbaar is naar grootschalige festivals.
We hebben zojuist het woord ‘verbinding’ genoemd in relatie met draadloze communicatie. Naast het technische gedeelte gaat het ook om verbinding met de organisatie en het publiek. Er is niets wat mensen zo onzeker kan maken als geld. Wat heb ik, wat heeft een ander en hoe gaat geld van A naar B? Als iemand niet zeker is van wat er gebeurt of dat het klopt, dan ontstaat er onzekerheid en wantrouwen. Als je vanaf het eerste moment in een situatie stapt waar financiële transacties foutloos worden uitgevoerd dan ontstaat er een ‘safety bubble’ die verder reikt dan geld spenderen. Kijk bijvoorbeeld naar Japan, waar horeca bezoekers gerust hun laptop en telefoon op tafel laten liggen als ze naar het toilet gaan. Dit komt omdat ze zich veilig voelen en omdat er vertrouwd wordt op technologie om deze veiligheid te waarborgen.
Zoek je een kassasysteem op festivals en braderieën? Dan hopen we dat je op deze pagina de informatie hebt gevonden die je nodig hebt. Als je nog andere vragen hebt lees dan ook zeker de rest van onze artikelen of kijk op de blog. Wil je maatwerk advies of een vrijblijvende offerte ontvangen? Neem direct contact op met de professionals van Moneycomb. Met een jarenlange ervaring tijdens evenementen en festivals kunnen we alle moderne vormen van digitaal betalen plannen en uitvoeren. We horen graag wat jouw ambities zijn en helpen je deze te overtreffen.