Een evenement organiseren kost veel tijd en geld. We hebben in 2020 ondervonden wat de impact kan zijn van een klein virus op de gehele event sector. In 2021 is de situatie beter maar nog steeds onvoorspelbaar. Event organizers weten pas op het laatste moment of ze voldoen aan de regels met het risico dat ze een groots opgezet festival moeten afblazen. Toch blijven we hoopvol en gaan we op zoek naar praktische oplossingen. Ben je op zoek naar een kassa voor je evenement in 2021? Dan hebben we meerdere oplossingen voor je waaronder pinautomaten, kassasystemen en cashless betalen. Hoe dat werkt, lees je op deze pagina.
De eerste grote evenementen in 2021 die wel door konden gaan waren kermissen. Niet allemaal en niet overal, maar er bleken oplossingen te bedenken om grote aantallen bezoekers te verwelkomen tijdens dit evenement. Er worden wel eisen gesteld zoals een maximaal aantal personen op het terrein, daarnaast wordt van gasten verwacht dat ze rekening houden met afstand en hygiëne. Het was voor velen hun eerste uitje sinds de lockdown in 2020.
Er waren bezoekers op de kermis die deden alsof COVID-19 niet bestond, andere kermisgangers waren meer op hun hoede en probeerde afstand te bewaren. Het verrichten van betalingen op afstand bleek een uitdaging te zijn. Aansluiten bij de kassa om een muntje te halen, geld uit de pinautomaat halen voordat je het kermisterrein op loopt of contactloos betalen bij een standhouder met een mobiel pinautomaat. Het zijn dit soort transacties waarbij mensen toch weer dicht bij elkaar moeten komen en waar je toch even na moet denken over het juiste protocol.
Voor event organizers is het goed nieuws dat kermissen in Nederland goed verlopen zijn zonder “super spreader events”. Dit kan namelijk een positief effect hebben op verdere versoepelingen. De restrictie van eendaagse festivals en een maximaal aantal bezoekers werpt een hoge drempel op voor festivals die hun verdienmodel hebben ingericht op een omvangrijke schaal. Je kunt niet zomaar van 3 dagen en 50.000 bezoekers naar een middag met 5000 mensen terugschalen. Als je denkt dat Corona nu écht bijna voorbij is en dat we terugkeren naar het ‘normale’ leven dan ben je als ondernemer geen lang leven beschoren. Het is verstandiger om de organisatie te stroomlijnen, te optimaliseren op basis van risico management. En dat vereist omdenken.
Kassasystemen op evenementen zijn van groot belang. Niet alleen om geld te verdienen maar ook om bewegingen tijdens het evenement te coördineren. Het komt nog steeds voor dat een evenement tot in de puntjes gecoördineerd lijkt te zijn, terwijl er buiten het festivalterrein een lange rij voor de pinautomaat staat bij het lokale winkelcentrum. Dat is niet meer van deze tijd, betalen met verfrommelde briefjes en muntjes met bierlucht ook niet trouwens. Contactloos betalen is niet alleen een manier om aan de laatste regels van het RIVM te voldoen, het is gewoon een heel praktische oplossing om betalingen te verrichten.
Bij het plannen van een kassasysteem op festivals zul je eerst de verschillende transactie momenten in kaart moeten brengen. Is er bijvoorbeeld een centrale kassa bij de ingang waar iedereen langskomt? Je wilt deze handelingen zo snel mogelijk verwerken, dit is namelijk het smalste deel van de trechter. Een kassasysteem dat snel en foutloos werkt is dan onmisbaar. Eenmaal binnen zijn er ook weer uiteenlopende opties om te betalen. Bijvoorbeeld voor eten en drinken, daar is een horeca kassasysteem voor nodig. Met een mobiel pinautomaat laat je de bediening veilig en foutloos betalingen verrichten. Wellicht worden er ook andere producten verkocht, hoe ga je die afrekenen? Via een centrale kassa of ‘on-the-spot’ met een tijdelijke pinautomaat die je huurt voor het evenement?
Er zijn volop opties, laat je hier goed over voorlichten. Als er namelijk tegelijkertijd meerdere transacties plaatsvinden dan moet het achterliggend systeem hier wel op voorbereid zijn. Zeker als het een locatie betreft waar normaal gesproken geen of weinig telecom faciliteiten aanwezig zijn. Als er dan plotseling een grote groep mensen rondloopt die bellen en betalen dan moet alles op orde zijn. Neem gerust eens contact op met de specialisten van Moneycomb voor een vrijblijvend consult en advies op maat.
Als een sporthal een rolstoelbasketbal evenement organiseert maar er bij de ingang alleen een steile trap aanwezig is dan zal het evenement geen succes worden. Drempels wegnemen doe je niet alleen voor bezoekers, het is tevens een kwestie van eigenbelang. Uitsluiten van groepen of individuen betekent mogelijke inkomstenderving en daar zit je in 2021 zeker niet op te wachten. Hoe meer drempels je kunt verlagen hoe meer kans op een hogere omzet. Met relatief eenvoudig te organiseren hulpmiddelen zoals digitaal betalen op een festival kun je meer omzet genereren.
Een manier om de drempel te verlagen kan ook het aanbieden van meer betaalopties zijn. Zo kunnen gasten met hun bankpas betalen of met creditcard. Wellicht heb je een internationaal publiek en wil je ook internationale valuta accepteren. Dan moet er rekening gehouden worden met valuta conversie. In plaats van een pas in een pinautomaat op een event steken wil een klant wellicht betalen met een smartwatch. Dit moet het kassasysteem wel ondersteunen. Zo zijn er diverse manieren om de drempel voor betalen te verlagen. Dit maakt het verwerken van transacties niet alleen eenvoudiger, de kans dat een bezoeker geld spendeert gaat aanzienlijk omhoog.
Het mag duidelijk zijn dat we niet objectief zijn, als specialist in het leveren van een betrouwbaar kassasysteem voor horeca en festival kennen we de transitie van horeca muntjes naar contactloos betalen als geen ander. We kunnen alle digitale opties de hemel inprijzen maar als we het verlagen van drempels benoemen dan rijst de vraag; hoe zit het met contant betalen? Niet iedereen wil contactloos pinnen, wat doe je als gasten hun portemonnee met contant geld tevoorschijn halen? Het antwoord hierop is niet zwart-wit te geven.
Er zijn meerdere goede redenen te bedenken waarom gebruik wordt gemaakt van festival muntjes. Toch zijn er mensen die geen zin hebben om die tussenstap te nemen en eerst voor muntjes te betalen. Er zullen ook altijd klanten blijven die contant willen betalen. Dit kan opgelost worden met een centrale kassa op het terrein die contant geld kan verwerken. Enerzijds streven we bij Moneycomb naar een volledig cashless systeem maar we moeten realistisch blijven. We kijken graag naar alle opties en kiezen samen voor een werkbare oplossing die zowel voor event organizers als voor de klanten optimaal werkt.
Er zijn enkele aspecten bij digitaal betalen die zeker niet mogen ontbreken. Ten eerste connectiviteit. Als het netwerk faalt en er geen betalingen verwerkt kunnen worden dan heb je als organisatie een groot probleem. Gelukkig zijn er meerdere methoden om het netwerk betrouwbaar in te richten met ‘fail safe’ backup methoden mocht er ergens een storing zijn. Naast het netwerk moet de beveiliging op orde zijn. Denk aan versleutelde draadloze communicatie zonder risico op hacking of identiteitsfraude. Het klinkt eng, in praktijk ligt de kans op misbruik bij digitale kassasystemen aanzienlijk lager dan bij conventionele betaalopties. Personeel moet beschikken over apparatuur die eenvoudig is in gebruik en ‘dummy proof’ om fouten tijdens werkzaamheden uit te sluiten. Als laatste is het voor de organisatie van belang om inkomsten en uitgaven te kunnen monitoren, het liefst in real-time.
In theorie klinkt het prachtig, laten we nog enkele praktijkvoorbeelden nemen om te zien hoe je met een horeca kassasysteem aan de slag kunt gaan:
Als je centraal transacties vanuit meerdere apparaten moet verwerken dan is er behoefte aan centrale sturing. Dit zal in de cloud zijn, via internet dus. Digitaal betalen zorgt ervoor dat meerdere kassa’s op een evenement centraal beheerd worden via een webapplicatie die je kunt koppelen aan je favoriete administratiesysteem. Via een online dashboard mis je geen enkele transactie. Dat werkt beter dan een rondje doen langs de individuele kassa’s.
De eenvoud van een mobiele pinautomaat heeft commercie op markten en braderieën en nieuwe impuls gegeven. Iedere ondernemer kan zelf een toestel meenemen, als organisatie is het ook mogelijk om hierin te faciliteren. Zo kan een standhouder een tijdelijke pin automaat huren en deze koppelen aan zijn of haar persoonlijke smartphone. Zo kun je digitaal betalen stimuleren bij standhouders die normaal gesproken met contante betalingen werken. Daarmee bied je bezoekers een uniforme beleving.
Tijdens een festival in 2021 wil je laten zien dat je rekening houdt met de veiligheid van je gasten. Door bijvoorbeeld diefstal te ontmoedigen maar ook door contactloos pinnen te stimuleren. Met een pinpas eerst cash opnemen via een pinautomaat is omslachtig, de betaalkaart boven een mobiel pinautomaat houden is natuurlijk veel eenvoudiger. Vergeet ook zeker niet om je personeel te trainen. Zo kan iedere transactie zo eenvoudig en veilig mogelijk verlopen.
Nee, cashless betalen is niet de toekomst voor events. Het is nu al de standaard tijdens festivals, evenementen, braderieën en kermissen. Betalen met contant geld is meer uitzondering dan regel, het is de uitdaging om die laatste groep cash-only gebruikers ervan te overtuigen dat digitaal betalen beter is. Dit doe je niet met woorden maar met daden. Een veilig en betrouwbaar kassasysteem huren is net zo laagdrempelig als contactloos pinnen, vul gewoon het contactformulier in van Moneycomb en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.